IT-Freelancer in Unternehmen: Wie wirtschaftlich ist der Einsatz wirklich?

IT-Freelancer: Allgemeines

Um die für Unternehmen und ihre individuellen Anforderungen richtige Entscheidung zu treffen, ist es vorab wichtig zu wissen, was es wirklich bedeutet, in Zukunft Freelancer einzustellen. Da unsere Expertise vor allem im Bereich IT liegt, wählen wir hier das Beispiel des IT-Freelancers.

Selbstverständlich lassen sich diese Anforderungen auch auf andere Branchen und Berufsgruppen übertragen.

Aktuelle Marktlage zu IT-Freelancern

Auf dem deutschen Markt ist die Anzahl der Freelancer in den letzten 10 Jahren um über 22%** gestiegen. Die Mehrzahl der Arbeitnehmenden ist also aktuell in einem Verhältnis der Festanstellung, jedoch lässt sich in den letzten Jahren ganz deutlich erkennen, dass die Freiberuflichkeit für viele Sektoren und vor allem auch in Deutschland immer attraktiver wird und somit die Tendenz weiter steigt.

Anforderungen an externe Experten

Freelancer, vor allem in der IT und in anderen digitalen Bereichen, sind aktuell aufgrund des akuten Fachkräftemangels und des digitalen Wandels bei vielen Unternehmen sehr gefragt.

Die Expert*Innen arbeiten projektbezogen und tragen dabei eigenständig die Verantwortung, ihre Zeit und die Aufgaben so einzuteilen, dass sie gemeinsam mit den Auftraggebenden das vereinbarte Ziel erreichen. Das bedeutet, dass die meisten Freelancer nicht an klassische Arbeitszeiten oder Standorte gebunden sind und sie sich selbst ihre Arbeitszeit am Tag frei einteilen, solange sie Termine und Deadlines einhalten können.

Freelancer-Vertrag: Wie sieht ein Vertrag mit Freelancern aus?

Statt ein pauschales Monatsgehalt zu zahlen, werden IT-Freelancer vom jeweiligen Unternehmen ausschließlich für die effektiv geleisteten Stunden im Monat bezahlt. Dadurch haben Unternehmen ein weitaus geringeres Risiko, da die Kosten durch den festgelegten Auftragszeitraum besser kalkulierbar sind und nach Ablauf auch nicht weiterlaufen. 

Auch alle weiteren Kosten wie im Falle von Krankheit, Urlaub, Beiträge zur Renten- und Krankenversicherung, betriebliche Altersvorsorge, Budget für Weiterbildungen, Feiertagsbezahlung, leistungsbezogene Prämien, IT- und Büroausstattung, Reisekosten, Zuschüsse für Fahrzeuge oder öffentliche Verkehrsmittel fallen für Ihr Unternehmen weg.

Freelance-Verträge haben darüber hinaus nur sehr kurze Kündigungsfristen, keine Probezeit und sind bewusst zeitlich befristet, sodass Sie keine bestimmten Kündigungsfristen oder gar Abfindungen zahlen müssen und flexibel nachbesetzen können.  

Vorteile für Ihr Unternehmen

Flexibilität

Ob bei Projektspitzen, einem großen Kundenauftrag, temporären oder saisonalen Ausfall von Beschäftigten oder auch bei fehlendem Know-How der Mitarbeitenden: Freelancer können zeitlich flexibel und temporär für genau diese Lücken eingesetzt werden.

Sollte die Zusammenarbeit von einer Seite aus doch einmal nicht wie gewünscht verlaufen oder sich das Anforderungsprofil ändern, kann der Freelancer-Vertrag zudem unkompliziert und vorzeitig beendet werden, sodass für das eigene Unternehmen keine weiteren Kosten oder Risiken entstehen. Natürlich kann der Freelancer dadurch auch schnellstmöglich und flexibel nachbesetzt werden.

Wirtschaftlichkeit

Freelancer wirken für die meisten Unternehmen auf den ersten Blick deutlich teurer: Ein durchschnittlicher Stundensatz von 100 Euro sieht im Vergleich zu einem monatlichen Gehalt von rund 71.900 Euro erst einmal sehr hoch aus. Doch genau hier liegt der allgemeine Denkfehler.

Denn bei festangestellten Mitarbeitenden entstehen zahlreiche Zusatzkosten: Etwa durch Arbeitgeber-Sozialabgaben, bezahlte Urlaube, Krankheitstage, Arbeitsplatz- und Infrastrukturkosten, Weiterbildungsbudgets, mögliche Abfindungen, freiwillige Zusatzleistungen sowie durch Kosten für Fluktuation, Rekrutierung und Einarbeitung.

Diese ausschlaggebenden Faktoren werden bei einem reinen Gehaltsvergleich häufig ausgeblendet.

Freelancer hingegen werden ausschließlich für die produktive Projektzeit bezahlt, ganz ohne Nebenkosten und ohne Risiko langfristiger Bindungen.

Effektive Produktivität

Ein weiterer, kritischer Aspekt ist die effektive Arbeitszeit, in welcher die Mitarbeitenden auch wirklich produktiv sind. Während ein Mitarbeiter offiziell rund 250 Arbeitstage im Jahr hat, reduziert sich diese Zahl durch Urlaub, Krankheit, Meetings, Weiterbildung und Abstimmungen erheblich. In unserer Berechnung gehen wir – wie auch andere Branchenquellen – von 147 produktiven Arbeitstagen à 8 Stunden aus, was 1.176 produktiven Stunden jährlich entspricht.

Daher möchten wir aufzeigen, ob dieser auf den ersten Blick scheinbar so große Unterschied zwischen einem Freelancer- und Festangestelltengehalt wirklich der Realität entspricht.

Grundlage unserer Berechnung

Da wir einen IT-Festangestellten mit einem Freelancer-Spezialisten vergleichen, der i. d. R. Experte und hochqualifiziert ist, haben wir ein Durchschnittsgehalt gewählt, welches einem IT-ler mit 10 Jahren Berufserfahrung entspricht.

Im Vergleich zu Freelancern übernimmt der Arbeitgeber bei Angestellten einen Teil der Sozialabgaben, der pauschal mit rund 22% berechnet wird. Unternehmen investieren außerdem durchschnittlich ~1.347 € pro Mitarbeitenden im Jahr, da es sich jedoch um einen IT-Spezialisten im Unternehmen handelt, ist unserer langjährigen Erfahrung nach ein Wert von rund 3.000 € jährlich (u.a. für Konferenzen, Zertifizierungen etc.) als realistisch.

Da die meisten Festangestellten (nach der Pandemie) normalerweise wieder im Büro tätig sind, fallen dementsprechend Mehrkosten für den Arbeitsplatz an, die pauschal mit 1.000 € pro Monat (oder je nach Standort und Ausstattung auch mehr) berechnet werden können.

Auch die Einarbeitungs- sowie Fluktuationskosten unterscheiden sich sehr deutlich. Während Freelancer in der Regel kaum Einarbeitungszeit (max. eine Woche) benötigen, da sie projektbezogen eingesetzt werden und sich schnell in neue Themen einarbeiten müssen, benötigen Festangestellte bei komplexen IT-Projekten im Schnitt mehrere Wochen bis Monate, um sich vollständig in Codebase, Infrastruktur, Prozesse und Teamstrukturen einzuarbeiten.

Diese Differenz wirkt sich direkt auf die Produktivitätsrate in den ersten Wochen aus und damit auch auf die wirtschaftliche Betrachtung. Zusätzlich entstehen für Unternehmen hohe Kosten für Rekrutierung. Studien beziffern direkte Wiederbesetzungskosten daher auf ~50–60% des Jahresgehalts, insgesamt (inkl. indirekter Kosten) sogar ~90–200% des Gehalts. Für einen festangestellten Entwickler mit 71.900 € Gehalt kann eine Neubesetzung also grob 20.000 – 40.000 € kosten.

Verteilt man diese Kosten über mehrere Beschäftigungsjahre, ergibt sich ein Zuschlag von mehreren Tausend Euro pro Jahr, weswegen wir ~5.000 € pro Jahr kalkuliert haben. Dieser Posten spiegelt z. B. einen alle 4–5 Jahre notwendigen Ersatz, sowie die Einarbeitungsaufwand wider.

Hinweis: Die ausschließlich für Festangestellte geltenden, freiwilligen Zusatzleistungen wie Boni, betriebliche Altersvorsorge, Mobilitätszuschüsse oder Essenszuschläge sowie potenzielle Abfindungskosten wurden in unserer Kalkulation nicht berücksichtigt, da nicht jedes Unternehmen diese Leistungen anbietet. Diese können je nach Unternehmenspraxis zusätzlich mehrere Tausend Euro pro Jahr ausmachen und würden die tatsächlichen Kosten eines Festangestellten weiter erhöhen.

Vollkostenkalkulation: Freelancer- vs. Festangestelltengehalt 

Zusatzinfo zur Schnellkalkulation: Viele Unternehmen setzen pauschal den Faktor 1,7x auf das Bruttogehalt, um die tatsächlichen Personalkosten zu erfassen – bei 71.900 € ergibt das rund 122.230 €, was in diesem Fall sogar die Vollkosten der Freelancer übersteigen würde. 

Unsere Analyse zeigt: Obwohl IT-Freelancer auf den ersten Blick deutlich teurer erscheinen, gleichen sich die jährlichen Gesamtkosten im Vergleich zu festangestellten Entwicklern nahezu aus, wenn alle realistischen Vollkosten berücksichtigt werden. Wer also auf der Suche nach kurzfristiger Expertise ist, spart mit Freelancern nicht nur Zeit, sondern auch unnötige Fixkosten.

Expertise

Da es sich bei Freelancern um Selbstständige handelt und sie deshalb i.d.R. von neuen Projekten und Aufträgen abhängig sind, besitzen die meisten von ihnen auch ein unternehmerisches Mindset. Würden sie nämlich ihre Aufgaben qualitativ unzureichend ausführen, können sie einfach schnell ersetzt werden und schaden gleichzeitig ihrer eigenen Reputation, wodurch auch die Möglichkeiten für neue Aufträge sinken.

Um bei den konstanten Neuerungen in der Tech-Branche up to date zu bleiben und folglich auch weiterhin neue Aufträge und Kund*Innen zu gewinnen, die diese Technologien bei sich einsetzen wollen, müssen sich Freelancer regelmäßig selbstständig weiterbilden. Sie sind also – je nach Erfahrungslevel – wahre Expert*Innen auf ihrem spezifischen Fachgebiet.

Ihr Unternehmen muss sich deswegen auch nicht weiter darum kümmern, interne Mitarbeitende zu schulen und meist kostenintensive Weiterbildungen für spezifische Fachkenntnisse zu bezahlen.

Erfahrung & Effizienz

Durch das wechselnde Projektgeschäft müssen sich erfahrene Freelancer häufig an die verschiedenen Branchen, Unternehmensgrößen, unterschiedlichen Abteilungen, gemischten Teams und ständig neuen Anforderungen anpassen. Dadurch sammeln sie vielseitige Erfahrungen, eignen sich dadurch Expert*Innenwissen an, kennen die unterschiedlichen Herausforderungen von Start-Ups bis zu Großkonzernen und haben deshalb auch i.d.R. bei neuen Projekten im Vergleich zu festen Mitarbeitenden eine viel kürzere Einarbeitungszeit.

Interdisziplinäre Teams

Wenn sich Ihr Unternehmen externe Unterstützung holt, können auch die internen Teammitglieder von dem umfassenden Know-How des jeweiligen Freelancers profitieren. Durch die Erfahrung der Expert*Innen in verschiedenen Teams, aber auch Branchen und Unternehmen können ggf. auch interne Prozesse und Arbeitsweisen optimiert werden, da der Blick von „außen“ vor möglicher Betriebsblindheit schützen kann.

Aufwands- & Zeitersparnis

Wenn Sie bei der Suche mit einem professionellen Dienstleister zusammenarbeiten, ist der Aufwand für das Recruiting i.d.R. signifikant niedriger. Mit fast 10 Jahre Erfahrung auf dem IT-Markt haben wir von Connectly uns ein beachtliches Netzwerk mit wertvollen Kontakten aufgebaut, auf die wir jederzeit schnell und kurzfristig zugreifen. Wir helfen Ihnen dabei, dass Ihre individuellen Anforderungen z.B. hinsichtlich Tech-Stacks, Branchenerfahrung, Rollenverteilung und Persönlichkeit erfüllt werden.

Fazit

Der Einsatz von Freelancern ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie ohne großen Aufwand flexibel und kurzfristig Expert*Innen benötigen, die ohne lange Einarbeitungszeit fachspezifisches Know-How mitbringen und Ihr Unternehmen vor allem bei großen Aufträgen, internen Kenntnislücken oder auch temporären oder saisonalen Personalausfall unterstützen. Die Freiberufler*Innen werden von unseren Kund*Innen auch häufig genutzt, bis die vakante Position mit einer Festanstellung besetzt werden kann.

Wir bei Connectly stellen häufig fest, dass es vielen Unternehmen aufgrund der ständig wachsenden und sich ändernden Technologien, keinem eigenen Netzwerk sowie der steigenden Zahl der Freelancer oft sehr schwerfällt, sich einen genauen Überblick über den vorhandenen IT (Kandidat*Innen-) Markt zu schaffen.

Damit wir gemeinsam herausfinden können, was für Sie die beste und wirtschaftlichste Lösung sein kann, beraten wir Sie unverbindlich bei einem 15-minütigen Vorgespräch.

Wir freuen uns schon sehr auf unseren gemeinsamen Austausch und beantworten Ihnen gerne im Vorfeld alle offenen Fragen.

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QUELLEN

**https://de.statista.com/statistik/daten/studie/158665/umfrage/freie-berufe-selbststaendige-seit-1992/
https://www.kununu.com/at/gehalt/software-engineer-14918
https://www.personio.de/hr-lexikon/lohnnebenkosten/#wie-hoch-sind-die-lohnnebenkosten-fuer-arbeitgeber
https://recruitee.com/de-artikel/personalkosten#3
https://office.lexware.de/lexikon/arbeitsstunden-pro-jahr
https://www.harbinger-consulting.com/blog/mitarbeiterfluktuation/#:~:text=Laut%20einer%20Studie%20der%20Society,des%20Jahresgehalts%20liegenhttps://www.sharednc.com/de/magazin/buero-mieten/was-kostet-ein-buero#:~:text=Die%20Gesamtkosten%20f%C3%BCr%20ein%20B%C3%BCro,Dortmund%20bei%20rund%2013%20Euro.
https://www.personio.de/hr-lexikon/fringe-benefits/